Solidarités Jeunesses : Délégations

======Délégations======
===Vous trouverez ici les process et documents utiles pour le travail de coordination avec le Secrétariat National===
""<center>""//**Si vous identifiez des manques ou des erreurs, n'hésitez à contacter le SN pour que l'on puisse mettre à jour les éléments: secretariat[arobase]solidaritesjeunesses.org**//""</center>""
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Chaque délégation accueille chaque année des volontaires long terme en service civique ou à travers le dispositif du Corps Européen de Solidarité.
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{{panel title="Les volontariats "long terme" class="panel-success"}}

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{{panel title="Corps Européen de Solidarité Long terme" class="panel-info"}}===**Volontaires en 2025-2026**===
**📍 Remboursement des trajets**
Les frais de transport des volontaires sont pris en charge par l’association d’accueil. Pour être remboursés, les volontaires doivent envoyer leurs justificatifs ainsi que le Travel Diary au Secrétariat National (SN). Une fiche de frais est alors établie afin de procéder au remboursement à l’association d’accueil.
{{attach file="Cots_travel_R124.png" desc="image Cots_travel_R124.png (12.3kB)" size="original" class="center" caption="Frais de transport 25-26"}}
**📍 Frais organisationnels**
Le coût organisationnel est fixé à **28€** par jour de volontariat, avec la possibilité d’ajouter 2 jours supplémentaires pour le voyage (sur présentation de justificatifs).

Ces frais sont répartis comme suit :
 -  87% pour l’association d’accueil (hébergement, nourriture, suivi et organisation)
 -  8,5% pour l’association LEAD
 -  4,5% pour l’association d’envoi

**📍 Argent de poche**
Chaque volontaire reçoit une indemnité de **8€** par jour, versée par l’association d’accueil. Ce montant est transféré par SJ à l’organisation d’envoi mensuellement ou trimestriellement, selon les besoins de trésorerie.

**📍 Soutien à l’inclusion**
Un soutien financier de **9€** par jour peut être accordé aux délégations pour assurer un accompagnement renforcé aux volontaires ayant des besoins spécifiques.

==>> [DOCS UTILES](https://drive.google.com/drive/folders/1XqmEi6yOTaBn-vlkoSsTaAIrNT-ok-2p?usp=sharing)

{{panel title="Service Civique" class="panel-info"}}
**Le Service Civique** est un programme destiné aux jeunes âgés de **18 à 25 ans**, leur permettant d’effectuer une mission de volontariat en France ou à l’étranger pour une durée de **6 à 12 mois**.

**Nos principaux pays partenaires à l'accueil**
Nous collaborons régulièrement avec des organisations en :
✅ Thaïlande
✅ Colombie
✅ Équateur
✅ Mexique
✅ Allemagne

Toutefois, les volontaires peuvent également venir d'autres pays en dehors de ces partenariats habituels. Il n'est pas obligatoire d'avoir une association d'envoi pour participer à un service civique avec Solidarités Jeunesses. Nous recommandons cependant que les volontaires se rapprochent de ces organsimes locaux afin d'être accompagnés au mieux dans leurs processus pré-volontariat.

**Procédure d’inscription et documents nécessaires**
Si l’entretien avec le volontaire est concluant, il devra remplir un formulaire d’inscription (accessible ici) et fournir :
📌 Une copie de son passeport (ou une pièce d’identité pour les ressortissants de l’UE).

Ces documents nous permettent de préparer les dossiers administratifs nécessaires à la demande de visa.

**Réciprocité pour les pays hors UE**
Pour les pays situés hors de l’Espace Économique Européen (EEE), le **principe de réciprocité doit être respecté**. L’Agence du Service Civique doit valider si des volontaires français ont déjà été accueillis dans ces pays pour permettre l’envoi de volontaires internationaux en France.
📌 Exemple : La Russie ne recevant aucun volontaire français, elle n’est pas éligible à ce dispositif de réciprocité jusqu'à nouvel ordre.

**Définition des dates de mission**
Les dates de début et de fin de mission sont à déterminer avec le volontaire, mais elles doivent correspondre au **calendrier de campagne** transmis chaque année à l’Agence du Service Civique.
💡 À noter :
 - Les contrats doivent respecter une moyenne de 8 mois de volontariat sur l’ensemble des volontaires accueillis.
 - Par exemple, si un volontaire effectue une mission de 6 mois, un autre devra être engagé pour 10 mois afin de maintenir cette moyenne.

**Conditions bancaires pour les volontaires internationaux**
📌 Un compte bancaire français est obligatoire pour la création du contrat de Service Civique.
Nous recommandons les banques en ligne, qui sont plus rapides et accessibles :
✅ BoursoBank
✅ Nickel
✅ Revolut

**Couverture médicale**
📌 Les volontaires internationaux doivent impérativement être inscrits dès leur arrivée à la **CPAM** de la région. Un document traduit de l'acte de naissance peut être demandé par l'administration pour procéder à son inscription.
Une fois le numéro de sécurité sociale provisoir récupéré, il doit être transmis à l'Agence du Service Civique de la région (via le/la coordinateurice des volontariats du SN) pour la mise à jour du dossier (et les différents règlements entre l'Agence et les CPAM).

Le volontaire bénéficie d'une protection sociale complète pendant toute la durée de son contrat.
L’organisme d’accueil doit accompagner le volontaire dans ses démarches d’affiliation auprès de la CPAM.
Si le jeune n’est pas immatriculé à la sécurité sociale, notamment parce qu’il est étranger, il doit effectuer une demande d’affiliation et transmettre la copie de son contrat d’engagement, de son titre de séjour et un RIB. Par la suite, il recevra une carte d’assuré social. Il doit avancer les frais de santé (médecin, pharmacie) et sera ensuite remboursé, une fois affilié. (cf : {{attach file="Demande_ouverture_des_droits__lassurance_maladie.pdf" desc="Demande PUMA" size="original" class=""}}).  Le CERFA pour la CPAM est le **1106**.

Extrait de la {{attach file="Circulaire_CPAM_CIR_16_2019.pdf" desc="Circulaire CPAM" size="original" class=""}} : « Visa long séjour temporaire délivré à des personnes venant dans le cadre d’un contrat d’engagement de service civique. Les visas de longs séjours temporaires sont notamment délivrés à des volontaires étrangers venant en France pour réaliser leur service civique dans le cadre d’un projet de partenariat avec un organisme étranger et les autorités consulaires françaises basés dans le pays concerné.
Ce titre leur permet de justifier de la régularité de leur séjour, bien qu’il ne figure pas dans AGDREF.

Il convient donc de les prendre en charge au titre de la PUMA, dans les conditions de droit commun et sur présentation de leur contrat d’engagement de service civique et de leur titre de séjour. Il n’y a pas lieu bien entendu de leur appliquer un délai de trois mois de stabilité de résidence puisque les intéressés font partie des catégories de personnes rattachées au régime général au titre de l’article L311-3 du code de la sécurité sociale. »

**La règle des 3 mois ne doit pas s’appliquer dans les cas de réciprocité en Service Civique.**

**Aides financières pour les pays économiquement fragiles**
Le Fonds International de Solidarité de Solidarités Jeunesses peut couvrir :
✅ 70% du prix du billet Aller/Retour
✅ 100% des frais de transport interne (train, bus, etc.)
✅ 100% des frais de visa

==>> [DOCS UTILES](https://drive.google.com/drive/folders/1V8-PHDh4uryAdA9Gmo5VLgMSj4Iwartf?usp=sharing)

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{{panel title="Les processus" class="panel-success"}}
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{{panel title="CES LT" class="panel-info"}}
======Procédure du Volontariat : Avant, Pendant et Après la Mission======
===**Avant le Volontariat**=== 
**Obtention du Visa et Inscription**
Le volontaire doit impérativement obtenir un Visa de Long Séjour Temporaire (VLS-T).
⚠️ Aucun autre type de visa ne sera accepté pour un volontariat long terme !
📄 Document nécessaire pour la demande de visa : une copie du passeport

L’un des autres documents essentiels à la demande de visa est l’**Activity Agreement**. Ce document est généré via VRM, le logiciel interne de Solidarités Jeunesses, qui centralise toutes les inscriptions effectuées sur le [site](https://www.solidaritesjeunesses.org/volunteeringinfrance/esc "site Solidarités Jeunesses").
📌 L’inscription sur ce logiciel est obligatoire.

**L’Activity Agreement** doit être signé par :
✅ Solidarités Jeunesses
✅ Le/la volontaire
✅ La structure d’envoi

🛡️** Assurance internationale Henner**
Lors de l’enregistrement dans le logiciel européen, le volontaire est inscrit par le Secrétariat National à l’assurance internationale Henner, et reçoit des codes d’accès personnels.

Plus sur Henner: {{attach file="CES_Tuto_Henner_INCOMING.pdf" desc="CES Tuto Henner INCOMING" size="original" class=""}}

{{attach file="CES_Henner_Table_of_benefits.pdf" desc="CES Henner Table of benefits" size="original" class=""}}

{{attach file="Henner_Formulaire_accord_prealable_Henner.pdf" desc="Henner Formulaire accord préalable" size="original" class=""}}

{{attach file="HENNER_les_bases.pptx" desc="HENNER les bases" size="original" class=""}}

===**Pendant le Volontariat**== 
**Remboursements et Argent de Poche**
✈️ Remboursement des frais de transport et de visa
Le volontaire doit remettre les documents originaux de son transport et de sa demande de visa à sa délégation. Celle-ci procède alors au remboursement des frais dans la limite des montants définis par la convention CES (cf. montants ci-dessus).
🔹 Les frais de visa sont entièrement remboursés (pas de plafond).
🔹 Le {{attach file="CES_Travel_Diary.odt" desc="Travel Diary" size="original" class=""}}, complété par la délégation, est ensuite transmis au Secrétariat National, qui établit la fiche de remboursement.

💰 Versement de l’argent de poche
Tous les mois, le/la volontaire reçoit son argent de poche (montant défini ci-dessus) par virement bancaire ou paiement en liquide par la délégation.

Ce montant est remboursé par Solidarités Jeunesses, via le Compte de la Délégation (CL).
🔹 Chaque mois, le volontaire doit signer une {{attach file="CES_Modle_Argent_de_poche_reu.docx" desc="attestion d'argent de poche" size="original" class=""}}.

===**Fin du Volontariat : Clôture Administrative**===

À la fin de la mission, le/la volontaire doit signer une attestation de volontariat, qui sera pré-remplie par le Secrétariat National et la délégation.

📄 Documents à transmettre au Secrétariat National
La délégation doit envoyer les documents suivants :
✅ {{attach file="CES_attestation_de_volontariat.doc" desc="Attestation de volontariat" size="original" class=""}}

✅ Billets de transport retour + Travel Diary
✅ Attestation de versement de l’argent de poche
✅ Si concerné :
🔹 {{attach file="CES__Calendrier_de_suivi_soutien__linclusion__tutorat_renforc.docx" desc="CES Calendrier de suivi soutien inclusion tutorat renforcé" size="original" class=""}}
🔹 {{attach file="Rapport_pdagogique_CES.docx" desc="Rapport pédagogique CES" size="original" class=""}} --> PLUS NECESSAIRE EN 2026 !

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{{panel title="Les séminaires" class="panel-info"}}
•	Le séminaire d’arrivée est obligatoire. Le séminaire de mi-parcours l’est aussi si le volontariat dépasse 6 mois. Le séminaire d’arrivée doit être réalisé dans les 2 mois d’arrivée des volontaires.
•	Les billets de train doivent être remboursables ou échangeables. La carte avantage jeune ou avantage adulte est remboursée par l’Agence.
•	L’Agence ne rembourse pas les frais si les dates exactes des séminaires ne sont pas respectées.

**Procédure de remboursement des frais de transport**

La délégation procède à l’achat des billets de transport pour les volontaires, en privilégiant systématiquement les tarifs les plus avantageux.
En amont, une carte de réduction (jeune ou adulte) est achetée pour chaque volontaire.
Les billets sont obligatoirement achetés avec une option de modification ou d’annulation.

**Après le séminaire**
Les délégations transmettent l’ensemble des pièces justificatives ainsi que le tableau Excel récapitulatif des justificatifs.
Sur cette base, la demande de remboursement est effectuée auprès de l’agence via Chorus Pro.
Une fois la demande validée, les informations sont transmises à Thierry, qui procède au remboursement de la délégation via le compte de liaison.

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{{panel title="Partage de bonnes pratiques" class="panel-success"}}
🤝 {{attach file="Blob_Tree__Skills_Table.pdf" desc="Blob Tree Skills Table" size="original" class=""}}
🤝 {{attach file="Entretien_suivi_des_volontaires.pdf" desc="Entretien suivi des volontaires" size="original" class=""}}
🤝 {{attach file="Personal_Growth_Plan.pdf" desc="Personal Growth Plan" size="original" class=""}}
🤝 {{attach file="Individual_Meeting_Tutor_VLT.docx" desc=Individual Meeting Tutor VLT" size="original" class=""}}
🤝 {{attach file="PROCESS_2025_CES_CT.docx" desc=PROCESS 2025 CES CT" size="original" class=""}}
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{{panel title="Secrétariat National" class="panel-info"}}
===**Matina**=== **Déléguée Nationale** : //dn[@]solidaritesjeunesses.org//	
------
===**Ana**=== **Déléguée Nationale adjointe** : //dnadj[@]solidaritesjeunesses.org//	
------
===**Thierry **=== **Comptable** : //compta[@]solidaritesjeunesses.org//	
------
===**Maeva**=== **Chargée d’administration et d’accueil** : //secretariat[@]solidaritesjeunesses.org//
------
===**Valentine **=== **Coordinatrice Solidarité et Lutte contre les Exclusions et CES CT** : //sle[@]solidaritesjeunesses.org / euprojects[@]solidaritesjeunesses.org//
===**Donia**=== **Stagiaire Secteur Solidarité et Lutte contre les Exclusions** :	//inclusion[@]solidaritesjeunesses.org//
===**Houari**=== **Volontaire Secteur Solidarité et Lutte contre les Exclusions et CES CT** :	//impact[@]solidaritesjeunesses.org//
------
===**Solène **=== **Coordinatrice des Projets Transversaux et CES LT envoi** : //exchanges[@]solidaritesjeunesses.org//
===**??**=== **Stage Projets Européens** : //projects[@]solidaritesjeunesses.org	//
------
===**Esperanza**=== **Coordinatrice des Formations et de la Vie Associative** : //formation[@]solidaritesjeunesses.org//	
===**Swann**=== **Volontaire Vie associative** :	//vieassociative[@]solidaritesjeunesses.org//
------
===**Daniela**=== **Coordinatrice des échanges internationaux à l’accueil** :	//workcamp.in[@]solidaritesjeunesses.org	//
===**Ninon**=== **Stage ECI accueil** : //projects[@]solidaritesjeunesses.org	//
------
===**Iryna**=== **Coordinatrice des échanges internationaux à l’envoi** : //workcamp[@]solidaritesjeunesses.org / longterm[@]solidaritesjeunesses.org	//
===**Eliza**=== **Volontaire ECI envoi** :	//workcamp.out[@]solidaritesjeunesses.org//
------
===**Carole**=== **Chargé de communication** :	//communication[@]solidaritesjeunesses.org	//
------
===**Célia**=== **Coordinatrice Volontariats LT** : //ltv[@]solidaritesjeunesses.org // / //ltv.application[@]solidaritesjeunesses.org	//
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