Nos (bons) usages numériques


A compléter
Notes Lucile V
Infobésité – formation outils numériques 11/2020

Guide de bonnes pratiques

Brainstorming problématiques :

Partage :
structurer : qu’est ce qu’on passe à qui ? Certaines infos clefs très importantes.

Transmission de l’information : a qui, comment, pourquoi

Archivage : nécessite un travail d’entretien des outils (tri, suppression….)
Less is more : attention plus on a de place plus on archive on accumule

Masse de données et transmission : difficile de s’approprier beaucoup d’information lorsque l’on est nouveau.elle.
Responsabilité de tri lors de passation, accueil sur l’espace numériques
Retravailler la classification des dossiers, l’intuitif pour tous. Travail collectif sur les normes de classification / index.

Comment de manière personnel on doit traiter les informations reçues
selon l’urgence, reglages proposés par les logiciel mailing (étiquette, système de dossier, de classification automatique …)

Posture à avoir lorsque l’on transmet l’information


Solutions proposées :

Partage / diffusion d’information (position d’émetteur.rice) : dépôt de docs, partage, envoi mail
Se questionner avant l’envoi sur :
1. Mon intention derrière ce partage / cette diffusion (et donc la pertinence)
2. S’assurer de la clarté de mon intention pour les autres
3. Qui sont les destinataires, pourquoi
4. quête de l’essentiel

Réception d’informations / docs (position de récepteur) :
En début de charte / guide de bonne pratique, rappeler que la situation de se retrouver face à une masse de données / d’informations (reçues, héritées) et ne pas pouvoir tout traiter et retenir est normal. Le temps d’assimilation et d’appropriation est variant selon les personnes et les situations.

Formaliser la légitimité de chacun.e à questionner la pertinence ou non de données / informations reçues.

Bases de données : docs partagés / boites mails

Définir / formaliser :

1. Espaces collectifs : méthode de classement, penser le squelette / l’arborescence, hiérarchisation en entonnoir des dossiers pour partir de dossiers larges et création de sous dossiers de plus en plus précis. Éviter le dossier chaotique, sans hiérarchisation /organisation.
2. Idem pour dossiers / espaces de travail individuel : vision orienté sur la transmission.
3. définir des règles d’archivages, / suppression / modifications, d’organisation des données.

4. penser à l’évaluation récurrente des espaces de données afin de les garder actualisés, efficients et donc vivant.

Chaque groupuscules (instances, groupes de travail, commissions, équipes), définit ses propres pratiques, modalités, les formalise pour penser la transmission de ce qui est établit sur le fonctionnement.